2013年1月28日月曜日

塾長の部屋(34)~業務日誌と「ベカラズ集」

さて。しばらく書き込めていませんでしたので、久々に。就職活動組が増えて来ましたので、就職後に参考になるようなことを一つ。

①業務日誌をつける
②「べからず集」をつける

この2つを、おすすめします。


●業務日誌は「自分」のため

まず①は「今日どんなことをやって、明日何をやるか」を、箇条書きで良いので、まとめておく、ということです。達成したことを確認し、明日の計画を組むためです。

報告のためではなく「自分」のためです。


●「べからず」集とは~「同じことを何度も言わせるな」と言われる人へ

②の「べからず集」は、説明が必要でしょう。仕事のミス、指摘されたこと、失敗ではないけどヒヤッとしたことなど、改善したい点を自分なりにメモしておく、ということです。次の仕事に取り掛かる前に、それに目を通せば、自分なりのチェックリストになります。

「べからず集」とは「やってはいけないことリスト」ということです。

僕は、川崎時代に設計の仕事をしていたわけですが、図面について上司や関係者(現場など)に指摘された項目は、すべてメモして同じ指摘をされないように、次の図面に反映するようにしていました。
年間1000枚以上は図面を書いていましたから、いかにミスなく図面を描くか、ミスでなくとも指摘項目を少なくして、手戻りをできるだけ無くすことが、非常に重要でした(注)。たった一箇所のミスで、A0ロング(畳ほどもある図面)を出し直して、再チェックして、上司にサインを貰いに行くわけですので、その手間は結構なものです。

「べからず集」、実際につけ始めると、当然最初はかなり書くことがありますが、ある程度で無くなってきます。当時は図面も全部保存していたので結構な資料になりましたが、ノートにすれば1冊も行かないのではないでしょうか。

意識すれば、同じ失敗はしなくなる、ということです。

同じ失敗を何度も繰り返す人、同じ事を何度も言われる人(同じこと何度も言わせるなと言われる人)は、ぜひトライしてください。

自分を進化させるために、その進化の仕組みを、習慣にしておくことです。


※ 注) この話を弊社の別のメンバーにしたところ、やはり同じ事をやっている人がいました。